Welches ERP-System für die Blechbearbeitung?

4 häufig verwendete ERP-Systeme in der Blechbearbeitung

Die folgende Verteilung basiert auf einer Umfrage unter 59 Blechverarbeitern. Sie ist statistisch nicht repräsentativ und dient nur als grobe Orientierung. Wir erhalten keine Vergütung für die Nennung der Anbieter.

So verteilen sich die genutzten ERP- bzw. Buchhaltungslösungen unter den 59 befragten Blechverarbeitern:

• Sonstige: 47 %
• Sage: 12 %
• Abas: 8 %
• Eigenentwicklung: 8 %
• Lexware: 7 %
• SAP Business One: 7 %
• Datev: 5 %
• Octoflex: 5 %

Sage

Sage bietet zahlreiche verschiedene Module an. Besonders hervorzuheben ist „Sage 50 Handwerk“. Hier werden Funktionen speziell für Metallbauer, Schlosser und Metallverarbeitung im Allgemeinen mit eingebunden.

Anbei ein paar beispielhafte Funktionen, die Sage 50 abdeckt:

• Buchhaltung und Auftragsbearbeitung: Angebote, Rechnungen, Lieferscheine, Auftragsbestätigungen, Belege erfassen und vieles mehr
• Warenwirtschaft: Verwalten von Lagerbeständen, automatische generierte Inventurlisten, Artikeldaten, Stücklisten, Preislisten
• Beschaffung: Bestellvorschlagslisten, Bestellwesen, Mindestbestellmenge setzen
• CRM: Kunden- und Lieferantenanlage, Belegzuordnung
• Controlling: Einkaufsberichte, Bestandsberichte, Umsatzberichte
• CAD & CAM Schnittstellen, insbesondere für den Stahl- und Metallbau

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Abas

Abas hat ebenfalls für die metallverarbeitende Industrie spezielle Funktionen entwickelt. Folgende Funktionen sind ein Ausschnitt der Abas ERP-Funktionen

• Finanzbuchhaltung
• Lagerverwaltung
• CAD-Integration
• Fertigungsplanung mit Nachkalkulation
• Lieferanten- & Beschaffungsmanagement
• Bestandsoptimierung & Alarmsystem vor kritischen Situationen
• Kunden- und Auftragsmanagement
• Vertriebspotenziale durch Chancen und Angebotsmanagement
• Controlling und Reporting

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Lexware

Bei Lexware sollte man zwei Produktlinien auseinanderhalten, die häufig verwechselt werden: die klassische Lexware Desktop-Software, die lokal auf dem PC oder im Firmennetz installiert wird, und Lexware Office – die cloudbasierte Lösung (ehemals Lexoffice). Beide stammen vom selben Anbieter (Haufe-Lexware), richten sich aber an unterschiedliche Anforderungen. Im klassischen Sinne sind beide Lösungen eher eine Buchhaltungslösung als ein vollwertiges ERP, decken für viele kleinere Blechverarbeiter aber genau die benötigten kaufmännischen Bereiche ab.

Lexware Office (ehemals Lexoffice) – die Cloud-Variante

Lexware Office läuft ohne Installation direkt im Browser oder per App und ist damit plattform- und ortsunabhängig nutzbar. Updates und gesetzliche Anpassungen wie die E-Rechnung kommen automatisch. Plan- und modulabhängig deckt es vor allem diese Bereiche ab:

• Auftrag & Rechnung: Angebote, Rechnungen, Lieferscheine, Mahnungen; in höheren Plänen auch besondere Rechnungstypen (Abschlags-, Sammel-, Serien-, EU- und XRechnung)
• Buchhaltung & Steuer: Belegerfassung, USt-Voranmeldung, EÜR und GuV, BWA, Anlagenverwaltung, elektronisches Kassenbuch, DATEV- bzw. Steuerberater-Zugang
• Banking & Finanzen: Multibanking, automatischer Zahlungsabgleich, Liquiditätsplanung
• Kunden & CRM (Grundfunktionen): Kunden- und Lieferantenverwaltung, Kundenhistorie, Aufgaben/Notizen, Online-Kundenportal
• Lohn & Gehalt: als ergänzendes Modul für die Gehaltsabrechnung der Mitarbeiter

Lexware (Desktop) – die Installationssoftware

Die klassische Lexware-Software wird lokal auf einem Windows-PC oder Server installiert und ist auf Wunsch mehrplatz- und netzwerkfähig. Sie deckt dieselben kaufmännischen Grundbereiche ab wie Lexware Office, geht bei der Funktionstiefe aber weiter – vor allem dort, wo Blech- und Metallverarbeiter mit eigener Lagerhaltung profitieren:

• Warenwirtschaft & Lager: vollwertige Warenwirtschaft mit Lagerverwaltung – der zentrale Bereich, den die Cloud-Variante so nicht abdeckt
• Buchhaltung & Steuer: umfangreichere Finanzbuchhaltung inkl. doppelter Buchführung und Bilanz, individuelle Buchungsvorlagen und Auswertungen
• Auftrag, Lohn & Anlagen: Faktura/Auftragsbearbeitung, Lohn- und Gehaltsabrechnung, Anlagen- und Kassenbuchführung (paketabhängig, z. B. Basis, Plus, Pro, Premium bzw. Financial Office)
• Betrieb & Integration: Mehrplatz-/Netzwerkbetrieb sowie tiefe DATEV- und ELSTER-Integration

Welche Variante für Blechverarbeiter?

Wir empfehlen hier eindeutig die Lexware-Office-Variante, da Sie durch die vielen Schnittstellen und Erweiterungen von Automatisierungen profitieren können. Wir bei AUTOMATE-ME setzen ebenfalls Lexware Office ein und haben es über eine Zapier-Automation so eingestellt, dass Rechnungen, die an unsere Rechnungs-E-Mail gehen, automatisch in Lexware Office hochgeladen werden und dort unter „Prüfen“ erscheinen.

Weitere Informationen finden Sie auf der Lexware Webseite.

SAP Business One

Wer SAP hört, denkt direkt an sechsstellige Kosten. SAP Business One ist jedoch die bezahlbare Variante speziell für den Mittelstand. Es lässt sich wahlweise On-Premises im eigenen Netzwerk oder in der Cloud betreiben und ist auch mobil nutzbar.

SAP Business One deckt die typischen ERP-Geschäftsbereiche ab:

• Finanzwesen & Buchhaltung: Haupt- und Nebenbuchhaltung, Controlling, Banking, Anlagenverwaltung und Budgets
• Vertrieb & CRM: Kunden-, Kontakt- und Opportunity-Management – das CRM ist direkt integriert
• Einkauf & Beschaffung: vom Bestellwesen über den Wareneingang bis zur Rechnungsprüfung
• Warenwirtschaft & Lager: Bestandsführung, Lagerorte, Inventur sowie Serien- und Chargennummern
• Produktion (PPS): Stücklisten, Fertigungsaufträge, Materialbedarfsplanung (MRP) und Kapazitätsplanung – passend für Manufaktur-, Kleinserien- und Serienfertigung
• Projekt- & Ressourcenmanagement sowie Reporting und Business Intelligence mit Echtzeit-Auswertungen

Gerade die Produktions- und Lagerfunktionen machen SAP Business One auch für fertigende Blech- und Metallbetriebe interessant. Über ein großes Partner-Netzwerk gibt es zahlreiche branchenspezifische Erweiterungen, und das System lässt sich an die eigenen Abläufe anpassen.

Weiter zur SAP Business One Webseite.

Sinnvolle Ergänzungen zum ERP

Weiter sinnvolle Ergänzungen zu ERP-Programmen sind:

Kein CRM-Modul? Wenn Sie kein CRM-Modul haben, dann empfiehlt sich zum Beispiel das CRM von Hubspot, das ist bereits in der kostenlosen Variante sehr gut. Darüber hinaus gibt es viele sinnvolle CRM- und Marketingerweiterungen.

Schnittstellen? Mit Zapier können Sie einfache Automationen oder auch Schnittstellen zwischen verschiedenen Programmen selbst einrichten. So zum Beispiel das automatische Hochladen von Dokumenten, die an eine bestimmte E-Mail gesendet worden sind. Zapier hat ebenfalls eine kostenlose Grundversion.

ERP-Checkliste für Blechverarbeiter

Es ist wichtig zu kontrollieren, welche Funktionen das eigene Unternehmen benötigt und welche branchenspezifischen Funktionen die verschiedenen Anbieter entwickelt haben. Dabei ist ein auf die Metallverarbeitung oder Blechverarbeitung spezialisiertes ERP von Vorteil.

Die jeweiligen Schnittstellen der Programme sind außerdem entscheidend für die Kompatibilität der bestehenden verwendeten Programme und Systeme.

Darüber hinaus gilt es bei der Auswahl eines ERP-Systems verschiedene Kriterien zu berücksichtigen:

• Einmalige und laufende Kosten
• Stehen die Kosten und Nutzen bzw. Zeitgewinn in einem positiven Verhältnis?
• Sind alle Module enthalten, die ich benötige?
• Kommen die Mitarbeiter mit der Bedienung zurecht?
• Ist die Software zukunftsfähig: Wie lange ist der Anbieter am Markt? Wie lange wird die Software noch unterstützt?
• Gibt es Schnittstellen? Zum Beispiel CAD & CAM?
• Ist das ERP auch noch gut, wenn der Betrieb 2 x oder 3 x größer ist?
• Werden Besonderheiten aus meiner Branche berücksichtigt?

Welche ERP-Module gibt es?

Die gängigen Anbieter vereinen in ihrer jeweiligen ERP-Software für die Blechverarbeitung verschiedene Module, welche den Betrieb clever vernetzen. Die Kommunikation einzelner Abteilungen untereinander wird beschleunigt und vereinfacht, außerdem werden Übertragungsfehler so gut wie ausgeschlossen.

Buchhaltung

Eine umfassende Buchhaltung deckt mindestens Folgendes ab:

• Finanzbuchhaltung
• Liquiditätsplanung
• Sachkonten
• Debitoren und Kreditoren
• Lohnbuchhaltung

Diese Software hilft dabei, die täglichen Buchhaltungsaufgaben zu vereinfachen oder sogar teilweise zu automatisieren (zum Beispiel Zuordnung von Abbuchungen zu den Belegen). Weierhin hilft die Software, geltendes Recht und Fristen einzuhalten, so zum Beispiel:

• Rechtliche Anforderungen an Rechnungen
• Umsatzsteuer-Voranmeldung
• Lohnsteuer abführen
• Lokale Mehrwertsteuer beim Verkauf von Waren an Verbraucher im EU-Ausland

Daher kommt in der Regel kein Betrieb ohne eine Buchhaltungssoftware oder einen externen Buchhalter aus.

Personalwesen

Die generelle Mitarbeiterverwaltung, die Karriereplanung und auch Rekrutierungsprozesse sind Kernbereiche des Personalwesens, mit den folgenden Funktionen:

• Schulungen, Tagungen, Besprechungen und Weiterbildung
• Karriere und Entwicklung
• Betriebsrenten und weitere Leistungen
• Einsatzplanung der Mitarbeitenden: z. B. Schichten und Urlaub

Customer-Relationship-Management (CRM)

Das Customer-Relationship-M oder auch das Kundenbeziehungs-Management ist nicht zu unterschätzen. Dementsprechend handelt es sich an dieser Stelle um ein wichtiges ERP-Modul.

Die Verwaltung wichtiger Kundendaten, die Interaktion mit Kunden und bestimmte Daten wie die Kaufhistorie und mehr werden einfach eingesetzt. Hieraus lassen sich beispielsweise mögliche Verkäufe tätigen und Aufgaben verteilen und planen.

Lagerhaltung

Die Lagerhaltung oder auch das Warehouse Management dient dem Zweck der einfachen Übersicht und Verwaltung der Lagerbestände. Folgende Funktionen haben diese Module:

• Verfügbare Mengen aufgeschlüsselt nach Lagerort anzeigen
• Materialien und Artikel für bestehende Aufträge automatisch zu reservieren
• Verbrauchshorizont abschätzen und Bestellvorschläge generieren
• Lagerbestand über mehrere Standorte hinweg anzeigen

Bei der Verarbeitung von Rohwaren, wie Blechen und Halbzeugen, ist eine häufige Fragestellung, wie man mit Reststücken umgeht. Hier ist der Buchungsaufwand beim Einbuchen der Reststücke gegen das Suchen von geeigneten Reststücken in der Restekiste abzuwägen.

Beschaffung

Die rechtzeitige Beschaffung von Rohwaren wie zum Beispiel von Halbzeugen, Blechen und Rohren ist die zentrale Aufgabe des Einkaufs. Welches Material ist von welchem Zulieferer zu welchen Konditionen erhältlich? Anstatt selbst lange Vergleiche zwischen Kosten, Verfügbarkeiten und Lieferzeiträumen anstellen zu müssen, reicht es, mit der Software zu arbeiten und zu vergleichen. Dabei werden meist ein oder mehrere Lieferanten für einzelne Materialien oder Artikel hinterlegt.

Produktion

Beinhaltet Ihre ERP-Software ein Produktionsmodul? Idealerweise ist dies zugeschnitten auf die Art der Metallverarbeitung, die Sie durchführen. Produktionsabläufe werden geplant, koordiniert, und so deutlich effizienter. Es wird ebenfalls überprüft, ob sämtliche Ausgangsmaterialien und Ressourcen zur Verfügung stehen.

All diese Kriterien werden bei gleichbleibender Qualität und bestmöglichen Ergebnissen erfüllt. Zusätzlich ist es nicht selten ebenfalls möglich, dass verschiedene Verfahren der Fertigung miteinander kombiniert und unabhängig voneinander koordiniert werden können.

Controlling

Das Controlling-Modul hat die Aufgabe, finanzielle und betriebswirtschaftliche Aspekte eines Unternehmens zu überwachen, zu analysieren und zu steuern. Typische Funktionen sind:

• Erstellung von finanziellen Prognosen.
• Vergleich der tatsächlichen Ergebnisse mit den geplanten Budgets.
• Bewertung der Leistung und Kosten von Abteilungen, Produkten oder Projekten.
• Identifikation von Stärken und Schwächen in der operativen Durchführung.
• Erstellung der Budgetplanung
• Verwaltung des Zahlungsverkehrs und der Zahlungsströme.
• Preisentwicklung von Rohstoffen und von Lagerbeständen

Insbesondere bei der Metallverarbeitung ist ein regelmäßiger Blick auf die Rohstoffpreise wichtig. Daher bietet sich ein ERP-System an, das die Besonderheiten bei der Metall- und Blechverarbeitung berücksichtigen kann, um sicherzustellen, dass die gefertigten Teile nicht unter Marktpreisen verkauft werden.

Links zu den ERP-Anbietern und mehr

Interner Link:
Kalkulationssoftware: cad2calc Blechteile-Kalkulator

Externe Links:
ERP: Sage
ERP: Abas
ERP (für KMU): SAP Business One
Buchhaltung & Warenwirtschaft: Lexware / Lexware Office
Kostenloses CRM: Hubspot
Einfache Schnittstellen: Zapier